Guia pràctica per començar a automatitzar documents, formularis i recordatoris a la teva empresa sense complicacions tècniques.
Cada setmana veig el mateix en petits negocis: gent molt vàlida fent tasques que un codi informàtic faria en dos segons. Copiar i enganxar dades d'un correu a un full de càlcul no és una estratègia d'empresa, és una pèrdua de temps. Vegem què es pot automatitzar avui mateix sense haver de muntar una infraestructura complexa.
El parany dels documents manuals
La creació de pressupostos, contractes i informes sol ser el primer forat negre de temps en una pime. El procés estàndard sol ser obrir un document antic, esborrar el nom del client anterior, posar el nou i creuar els dits per no haver-te deixat cap dada vella perduda al segon paràgraf. (Aquella carpeta amb trenta arxius anomenats Contracte_definitiu_v4_B.docx no és un arxiu documental, és una petició d'auxili).
El flux lògic hauria de ser unidireccional. Entres les dades clau o els conceptes en un formulari segur i el sistema s'encarrega de la resta. Genera el PDF amb la imatge corporativa impecable, el desa a la carpeta del client al núvol i et deixa l'esborrany del correu a punt per fer clic i enviar. Zero errors humans, zero hores quadrant marges de taules al processador de textos.
Que persegueixi els clients el sistema, no tu
Una altra tasca invisible però pesada és el seguiment. Enviar missatges per recordar una visita, demanar documentació que falta o reclamar una factura que ha vençut. Fer això a mà desgasta i, sovint, ho acabem posposant perquè sempre hi ha algun altre problema urgent per resoldre a l'oficina.
Configurar recordatoris automàtics és una d'aquelles accions senzilles que tenen un impacte immediat. Un avís automàtic per SMS o correu 24 hores abans d'una reunió redueix dràsticament les absències sense que hi hagis de pensar. Un correu educat que s'envia sol quan una factura porta cinc dies de retard et fa cobrar abans. En solucions per a professionals que fan feina de camp o de gestió, com Moblio, tenir el control de quan toca contactar un client sense dependre de la teva memòria ho canvia tot.
La regla de les tres vegades
Quan algú em pregunta per on començar, sempre recomano aplicar la regla de les tres vegades. Si fas una mateixa tasca d'escriptori tres vegades a la setmana, segurament toca automatitzar-la.
Pot ser descarregar els PDF adjunts que t'arriben per correu i pujar-los a la carpeta de l'assessor. Pot ser agafar les dades d'una nova petició de contacte web i picar-les al programa de facturació. Transferir dades a mà d'una pantalla a l'altra consumeix una quantitat d'hores absurda a final de mes (i et va robant la paciència de mica en mica, tot i que d'això encara no en tinguem mètriques precises).
Avui dia la tecnologia permet fer ponts entre pràcticament qualsevol aplicació. I quan les solucions genèriques de mercat no arriben o queden curtes, és quan entra en joc el programari a mida. Faig aplicacions per subscripció (des de 69 euros al mes) precisament per cobrir aquests buits on un negoci fa coses massa específiques per a un programa estàndard. Pots veure com aterrem aquestes idees a la vida real a la llista de /projects.
Automatitzar processos no va de substituir persones de l'equip ni de muntar sistemes freds i robòtics. Va de deixar que les màquines facin de màquines perquè tu puguis tancar l'ordinador i anar-te'n a casa a una hora decent.
← Tots els articles del blog · Qui sóc · IA per a empreses a Lleida i Catalunya