RGPD per a negocis petits: el mínim imprescindible, l'eina Facilita de l'AEPD i per què els Excels amb dades de clients són el risc real.
El RGPD fa vuit anys que és aquí i encara fa por. Entre consultors apocalíptics i multes de titular, molts negocis petits han optat per no mirar-s'ho. El mínim imprescindible, però, és menys feina del que sembla.
El que sí que has de tenir
Per a un negoci petit sense tractaments estranys, la base són quatre coses:
- Registre d'activitats de tractament: un document que diu quines dades tens, per a què les fas servir i quant de temps les guardes.
- Informació al client: les clàusules al formulari web, al pressupost o al contracte. Qui ets, per a què uses les dades i com pot exercir els seus drets.
- Contractes d'encarregat de tractament amb els proveïdors que toquen dades dels teus clients: gestoria, software de gestió, hosting.
- Ordre amb els accessos: qui pot veure què, i contrasenyes que no siguin el nom del gos.
Un matís que estalvia maldecaps: no tot necessita consentiment. Per facturar un client o gestionar la seva reserva, la base legal és el contracte mateix. El consentiment es reserva per a coses com enviar-li publicitat.
I una drecera oficial: l'AEPD té una eina gratuïta, Facilita, que genera la documentació bàsica per a tractaments de baix risc. Per a molts negocis és el vuitanta per cent de la feina.
El risc de veritat: els Excels voladors
He vist més problemes per un Excel que per falta de papers. El fitxer de clients enviat per email a la gestoria. La còpia al portàtil de casa. La llista compartida pel WhatsApp de la feina.
Cada còpia és una fuga en potència que ningú controla. Si un client et demana que esborris les seves dades, no saps ni a quants llocs viuen. I si un portàtil desapareix, desapareix amb tot.
El més trist és que tot això passa amb bona intenció. Ningú vol fer-ho malament: només vol anar per feina. Per això la solució no és renyar ningú, és canviar l'eina.
Una eina de gestió seriosa ho arregla per disseny: les dades viuen en un sol lloc, amb control d'accés, còpies de seguretat i contracte d'encarregat firmat amb el proveïdor. A Simboo, per exemple, les fitxes de gossos i propietaris viuen dins l'eina: ningú s'ha de passar Excels per saber qui recull quin gos divendres.
Sense histèries, però sense excuses
No et cal un delegat de protecció de dades ni auditories trimestrals. Et cal la documentació bàsica, proveïdors seriosos i deixar de fer volar fitxers amb dades de clients per email.
Si avui les teves dades de clients viuen repartides en Excels, tens dos problemes: un de legal i un d'operatiu. Val la pena revisar el procés abans que peti un dels dos.
El RGPD no demana perfecció. Demana que t'ho hagis mirat i que ho puguis demostrar.
← Tots els articles del blog · Qui sóc · IA per a empreses a Lleida i Catalunya